In een garage begint veel werk met een offerte en eindigt het met een factuur. Daartussen zit de werkbon. Lopen die drie soepel in elkaar over, dan kost je administratie nauwelijks tijd. Maar vaak zijn het losse eilandjes: een offerte in het ene programma, een werkbon op papier, een factuur die je 's avonds met de hand overtikt. Dat kost tijd en het kost fouten. Zo maak je er één vloeiend geheel van.
De drie schakels
Even de basis op een rij:
- Offerte — wat je vooraf afspreekt met de klant
- Werkbon — wat er daadwerkelijk gebeurt op de brug
- Factuur — wat de klant uiteindelijk betaalt
In de ideale wereld voer je gegevens één keer in, en stromen ze door alle drie. In de praktijk wordt op elke overgang opnieuw overgetikt — en dáár sluipen de fouten en de irritatie binnen.
Begin met een nette offerte
Een duidelijke offerte voorkomt discussies achteraf. Specificeer arbeid en onderdelen apart, net als op een goede werkbon, en zet er een geldigheidsdatum op. Akkoord van de klant leg je vast, zodat je daar later op kunt teruggrijpen.
Laat de offerte doorlopen naar de werkbon
Gaat de klant akkoord, dan wil je niet alles opnieuw invoeren. De afgesproken posten horen automatisch op de werkbon te belanden. Tijdens de klus pas je aan wat afwijkt — meerwerk, een extra onderdeel — en de rest staat al klaar.
Eén keer invoeren, drie keer profijt. Dat is het verschil tussen administratie die tijd kost en administratie die meewerkt.
En van werkbon naar factuur
De laatste stap is de kleinste als de eerste twee kloppen. Je werkbon bevat al arbeid, onderdelen en btw — dus je factuur is in feite al af. Sneller betaald krijgen begint hier: hoe minder werk een factuur kost, hoe eerder hij de deur uitgaat.
Houd nummering en btw kloppend
Een betrouwbare administratie heeft doorlopende, unieke nummers voor offertes en facturen, en een correcte btw-berekening. Doe je dit met de hand, dan is een dubbel nummer of een rekenfout zo gemaakt. Software die dit automatisch netjes bijhoudt, voorkomt gedoe met de boekhouding.
Koppel het aan je boekhoudpakket
Het sluitstuk: laat je facturen automatisch in je boekhouding belanden. Dat scheelt dubbel invoeren en houdt je cijfers actueel.
In Sleutl lopen offerte, werkbon en factuur in elkaar over, met kloppende nummering en btw, en een koppeling naar je boekhouding. Wil je een administratie die met je meewerkt in plaats van tegen? Probeer Sleutl een maand gratis.