De werkbon is het hart van je werkplaats. Het is de schakel tussen wat de klant vraagt, wat de monteur doet en wat er uiteindelijk op de factuur komt. Toch zien we vaak slordige of onvolledige werkbonnen — en dat leidt tot discussies, vergeten posten en mislopende omzet. Wat hoort er nou precies op?
De basisgegevens
Elke werkbon begint met het wie en wat:
- Klantgegevens — naam, contact, en of het particulier of zakelijk is
- Voertuiggegevens — kenteken, merk, model, kilometerstand
- Datum en een uniek bonnummer voor je administratie
Met software die gegevens automatisch uit het kenteken haalt heb je dit in seconden ingevuld, zonder overtikfouten.
De omschrijving van het werk
Hier wordt een werkbon waardevol. Noteer duidelijk:
- De klacht of vraag van de klant ("trekt naar links bij remmen")
- De uitgevoerde werkzaamheden ("remblokken voor vervangen, remschijven gecontroleerd")
- Eventuele bevindingen die de klant moet weten ("achterbanden bijna aan vervanging toe")
Die laatste is goud waard: het is eerlijk advies én het zaait het zaadje voor een vervolgafspraak.
Arbeid en onderdelen apart
Splits altijd arbeidsuren en gebruikte onderdelen. Dat maakt de bon transparant voor de klant en je factuur kloppend. Per regel:
- Onderdeel of handeling
- Aantal of uren
- Prijs per stuk en totaal
Een transparante werkbon voorkomt 90% van de discussies bij het afrekenen. De klant ziet precies waarvoor hij betaalt.
Foto's: je beste bewijs
Een moderne werkbon laat ruimte voor foto's. Een kiekje van een versleten onderdeel of een schade die er al zat, voorkomt later welles-nietes. Het wekt vertrouwen en het beschermt jou.
Akkoord en handtekening
Bij meerwerk wil je akkoord van de klant vóórdat je begint. Leg vast dat de klant akkoord is met de (extra) kosten. Dat hoeft niet ingewikkeld: een digitale bevestiging is genoeg en scheelt papierwerk.
Van werkbon naar factuur in één klik
Het mooiste is als je werkbon naadloos doorloopt naar de factuur. Alles wat je hebt genoteerd — uren, onderdelen, btw — staat dan al klaar. Geen dubbel invoeren, geen vergeten posten.
Precies zo werkt het in Sleutl: je maakt een nette werkbon met voertuig, arbeid, onderdelen en foto's, en zet hem met één klik om in een factuur. Wil je zien hoe dat in z'n werk gaat? Probeer Sleutl een maand gratis en maak je eerste werkbon vandaag nog.